Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen schnell eingeführt: Lizenzen kaufen, Postfächer anlegen, fertig. Was dabei häufig übersehen wird: In der Standardkonfiguration ist längst nicht alles aktiviert, was sinnvoll wäre.
Dieser Beitrag zeigt die Einstellungen, die im Alltag den größten Unterschied machen.
1. Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren
Das ist mit Abstand die wirksamste Einzelmaßnahme. Selbst wenn ein Passwort gestohlen wird, kann sich niemand anmelden, ohne den zweiten Faktor zu besitzen.
Der zweite Faktor ist in der Regel eine App auf dem Smartphone, die einen Code erzeugt oder eine Anmeldung bestätigt. Der Mehraufwand für Mitarbeitende ist gering, der Sicherheitsgewinn erheblich.
Wichtig: Nicht nur für Administratoren aktivieren, sondern für alle Konten.
2. Rechte sparsam vergeben
Ein häufiger Fehler in kleinen Betrieben: Mehrere Personen haben Administratorrechte, „damit alles geht“. Das erhöht die Angriffsfläche unnötig.
Sinnvoll ist das Prinzip der minimalen Rechte: Jeder bekommt genau die Berechtigungen, die er für seine Arbeit braucht – nicht mehr. Administratorkonten sollten separate Konten sein, die nicht für das tägliche Arbeiten genutzt werden.
3. Externe Weiterleitungen unterbinden
Ein klassisches Angriffsmuster: Nach der Übernahme eines Postfachs richten Angreifer eine automatische Weiterleitung an eine externe Adresse ein. Der Zugriff bleibt so auch dann bestehen, wenn das Passwort später geändert wird – und fällt oft monatelang nicht auf.
Automatische Weiterleitungen nach außen lassen sich zentral einschränken oder ganz unterbinden.
4. Anmelderichtlinien festlegen
Über bedingte Zugriffsregeln lässt sich steuern, unter welchen Umständen eine Anmeldung erlaubt ist. Typische Beispiele:
- Anmeldungen aus dem Ausland blockieren, wenn niemand dort arbeitet
- Zugriff nur von verwalteten Geräten erlauben
- Bei ungewöhnlichem Anmeldeverhalten zusätzliche Bestätigung verlangen
Nicht jede Lizenzstufe bietet den vollen Funktionsumfang – aber schon Basisregeln bringen viel.
5. Backup: Microsoft sichert Ihre Daten nicht
Das ist der Punkt, der die meisten überrascht. Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit der Plattform, nicht für die Wiederherstellung Ihrer Inhalte.
Wenn eine Mitarbeiterin versehentlich einen Ordner löscht und das erst nach Monaten auffällt, oder wenn Ransomware synchronisierte Dateien in OneDrive verschlüsselt, greifen die Standardmechanismen nur begrenzt. Für eine belastbare Absicherung braucht es eine separate Backup-Lösung für Microsoft 365.
Wie ein tragfähiges Konzept aussieht, haben wir in unserem Beitrag zur 3-2-1-Regel beschrieben.
6. Freigaben im Blick behalten
SharePoint und OneDrive machen das Teilen von Dateien einfach – manchmal zu einfach. Über die Zeit sammeln sich Freigabelinks an, die längst niemand mehr braucht, aber weiterhin funktionieren.
Sinnvoll ist es, Freigabelinks grundsätzlich mit Ablaufdatum zu versehen und regelmäßig zu prüfen, was nach außen freigegeben ist.
7. Protokollierung aktivieren
Wenn etwas passiert, ist die entscheidende Frage: Was genau ist passiert, wann und durch wen? Ohne aktivierte Protokollierung lässt sich das im Nachhinein kaum rekonstruieren.
Die Aufbewahrungsdauer der Protokolle hängt von der Lizenz ab – prüfen Sie, was in Ihrem Tarif enthalten ist.
Fazit
Microsoft 365 bringt viele Sicherheitsfunktionen mit, aber nicht alle sind ab Werk aktiv. Der größte Hebel liegt bei Multi-Faktor-Authentifizierung, sparsamer Rechtevergabe und einem eigenen Backup. Diese drei Punkte lassen sich mit überschaubarem Aufwand umsetzen und verhindern die häufigsten Vorfälle.
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